Kern van het probleem: perceptie versus realiteit

Wanneer een organisatie een functie uitschrijft, gebeurt dat vaak op basis van indrukken, signalen of knelpunten. Maar een grondige analyse, een zogeheten needs assessment, ontbreekt regelmatig. Zonder die basis pakken organisaties korte termijn en ad-hoc problemen aan, maar missen ze de oorzaak. Een huis bouw je immers ook niet op basis van alleen de kleur van de bakstenen. Zonder fundering stort het in. Toch beginnen veel wervingsprocessen bij het cv, niet bij de context. Bij de functie-eisen, niet bij het vraagstuk. Daardoor ontstaat een risico: een vacature die prachtig klinkt, maar niet goed aansluit op wat de organisatie werkelijk nodig heeft.

De kracht van doorvragen

Neem de veelgehoorde wens: ‘We zoeken een krachtige leider.’ Onze eerste tegenvraag is dan: waarom precies? In veel gevallen blijkt de behoefte niet in leiderschap te zitten, maar in iets fundamentelers: onduidelijke processen, een diffuus mandaat of ontbrekende structuur. Wanneer dat niet wordt benoemd, volgt vaak een aanstelling die niet aansluit, hoe goed de kandidaat ook is. Een treffend voorbeeld is Starbucks: zij dachten extra barista’s nodig te hebben vanwege klantdrukte, maar ontdekten dat inefficiënte werkstromen het echte knelpunt vormden. Het optimaliseren van processen bleek effectiever dan nieuwe mensen aannemen.

Impact op recruitmentproces en kosten

Een verkeerd gedefinieerde opdracht leidt tot:

• Overbodige sourcing
• Langere doorlooptijden
• Verhoogde kosten
• Frustratie in teams

Uit onderzoek (Careerbuilder, LinkedIn) blijkt dat een mismatch gemiddeld tussen de €10.000 en €20.000 kost, inclusief onboarding, verlies van productiviteit en reputatieschade. Dat is nog los van de impact op teamdynamiek en cultuur.

Waarom gebeurt dit zo vaak?

Cognitieve bias & tunnelvisie; organisaties kiezen vaak voor wat bekend voelt, oplossingen die eerder werkten. Dat maakt de reflex begrijpelijk, maar ook risicovol. Want zonder externe blik worden blinde vlekken zelden blootgelegd.

Gebrek aan multiperspectief

In plaats van een enkele interne analyse, biedt een 360°-benadering met interviews, benchmarking en marktinzichten meer perspectief. Daarmee worden blinde vlekken blootgelegd die organisaties zelf niet zien. Deze kloof tussen interne en externe perceptie is vaak de sleutel tot verbeterde beslissingen. Juist door die discrepantie te durven benoemen, wordt duurzame verandering mogelijk om tot structurele verbetering komen.

Rode vlaggen van een verborgen mismatch

Let op deze signalen:

• Vacatures die blijven terugkomen
  Bijvoorbeeld: een teamleider in de productie wordt telkens gewisseld omdat het MT sturing wil, terwijl het team behoefte heeft aan nabijheid en overzicht. De functie verandert niet, maar de verwachtingen zijn tegenstrijdig.
• Vage functieomschrijvingen zonder heldere scope
  Zoals: ‘commerciële spin in het web’ bij een technisch bedrijf, terwijl niemand intern scherp heeft wat het mandaat is. De kandidaat komt in een grijs gebied terecht zonder duidelijkheid of richting.
• Algemene vragen als ‘we zoeken versterking’ zonder context
  Een manager zegt: ‘we willen gewoon extra handen in het magazijn’, maar in werkelijkheid blijkt er sprake van spanningen in het team en een hoog verloop. Het probleem zit niet in capaciteit, maar in samenwerking.
• Cultuurproblemen die verpakt worden als capaciteitsvraagstukken
  Bijvoorbeeld: er wordt gezegd dat er ‘iemand nodig is voor structuur’, maar onder water blijkt dat het leiderschapsteam conflicten ontwijkt. De nieuwe collega moet eigenlijk emotionele veiligheid brengen, iets wat zelden in de vacaturetekst staat.

In dit soort situaties loont het om stil te staan bij wat er onder de vraag ligt. Niet om te vertragen, maar om beter te begrijpen waar het echt over gaat.

Recruitment met diepgang

Werving die zorgvuldig aansluit op de behoefte, vraagt om meer dan het doorschuiven van cv’s. Organisaties die investeren in een diepere intake en contextanalyse, vergroten de kans op duurzame plaatsing. Denk aan:

• Het vertalen van de initiële vraag naar de werkelijke behoefte
• Het analyseren van teamdynamiek, cultuur en context
• Het toetsen van aannames met feiten en marktdata
• Het adviseren bij alternatieve routes als de vraag niet klopt

Deze aanpak voorkomt verkeerde aanstellingen en versterkt de organisatie op lange termijn.

Wat dit oplevert

Bronnen:
CareerBuilder (2017) – The Cost of a Bad Hire
LinkedIn Talent Blog – The True Cost of a Bad Hire
SHRM – Toolkit: Hiring and Employee Retention
MT/Sprout (2021) – Slechte manager kost bedrijf al snel 150.000 euro

Conclusie: durf de discrepantie te benoemen

Een succesvolle werving start niet bij het functieprofiel, maar bij het gesprek achter de vraag. Durf te herzien, te vertragen en kritisch te kijken naar de aannames achter de vacature. Want soms is er geen nieuwe functionaris nodig, maar een andere blik op de situatie. Kies voor een recruitmentpartner die niet alleen meedenkt, maar ook tegendenkt. Die vragen stelt, waar anderen al aannemen. Want daar begint duurzame impact: bij het zichtbaar maken van wat nog onder de oppervlakte ligt.

Of zoals Peter Drucker verwoordde: “The most serious mistakes are not being made as a result of wrong answers. The true dangerous thing is asking the wrong questions”