Tijdigheid en snelheid
Zorg ervoor dat de kandidaat niet te lang in onzekerheid blijft. Zodra er een beslissing is genomen, is het belangrijk deze snel te communiceren met de kandidaat. Dit toont respect voor de tijd en moeite die de kandidaat in het sollicitatieproces heeft gestoken. Stel een tijdslimiet in en streef ernaar om de kandidaat binnen enkele dagen na de beslissing op de hoogte te stellen. Voor bureaus die afhankelijk zijn van de feedback van hun klant, is het essentieel om duidelijke afspraken te maken over de snelheid van terugkoppeling, inclusief een goed onderbouwde reden voor de afwijzing.

Persoonlijke communicatie
Een persoonlijke benadering wordt altijd gewaardeerd. Hoewel e-mail een gebruikelijke methode is, kan een telefoontje een sterker signaal van respect en waardering afgeven. Benader de kandidaat op een persoonlijke en passende manier, en vermijd generieke standaard e-mails. Verwijs daarbij naar specifieke onderdelen van het sollicitatieproces die relevant zijn voor de kandidaat. Deze aanpak is vooral belangrijk bij kandidaten die meerdere selectierondes hebben doorlopen of aanzienlijke tijd en energie in het proces hebben geïnvesteerd.

Duidelijke en constructieve feedback
Bied specifieke, opbouwende feedback over de redenen waarom de kandidaat niet is geselecteerd. Dit stelt de kandidaat in staat gericht te groeien en zich beter voor te bereiden op toekomstige kansen. Vermijd algemene redenen zoals ‘er was een betere match’, en richt je in plaats daarvan op concrete aandachtspunten, zoals vaardigheden die verder verfijnd moeten worden of ontbrekende ervaring. Blijf constructief en formuleer de feedback op een manier die helpt in plaats van ontmoedigt. In plaats van te zeggen ‘jouw ervaring of expertise was niet toereikend’, kun je bijvoorbeeld zeggen: ‘jouw ervaring in [specifiek gebied] kan worden versterkt door [specifieke suggestie]’.”

Waardering uitdrukken
Laat de kandidaat weten dat hun interesse in het bedrijf en de tijd die ze hebben geïnvesteerd, worden gewaardeerd. Dit kan iets eenvoudigs zijn, zoals het uiten van dankbaarheid voor hun inzet en het waarderen van hun enthousiasme voor de functie.”

Potentiële toekomstige kansen
Benadruk dat de afwijzing niet het einde van hun relatie met de organisatie hoeft te betekenen. Als de kandidaat een positieve indruk heeft achtergelaten, geef dit aan en laat weten dat er in de toekomst mogelijk betere kansen zullen zijn die beter passen bij hun profiel. Voeg hen toe aan je talentenpool en onderhoud het contact via netwerken of nieuwsbrieven (gepast en niet te frequent), om de relatie warm te houden en nieuwe mogelijkheden open te stellen.

Professionele en vriendelijke toon
Houd de toon van je communicatie altijd professioneel en vriendelijk. Zorg er ook voor dat de boodschap de kandidaat aanmoedigt en motiveert om zichzelf verder te verbeteren en ontwikkelen. Dit helpt om een positieve indruk achter te laten, zelfs als het nieuws niet is wat de kandidaat hoopte te horen.

Interne coördinatie
Zorg ervoor dat alle betrokkenen in het wervingsproces volledig op de hoogte zijn van de afwijzing en de onderliggende redenen. Dit helpt om consistentie in de communicatie te waarborgen en voorkomt verwarring of tegenstrijdige berichten. Documenteer de afwijsredenen ook om toekomstige referenties te vergemakkelijken.

Continu verbeteren
Het evalueren en verbeteren van je afwijzingsproces is essentieel. Vraag kandidaten om feedback over hoe zij het sollicitatieproces, inclusief de afwijzingsfase, hebben ervaren. Gebruik deze feedback om je processen verder te verfijnen en optimaliseren.

Bedrijven die dit proces op juiste wijze hebben doorlopen zijn:

Google, staat bekend om zijn grondige en respectvolle benadering van het afwijsproces. Ze onderscheiden zich door niet enkel een tijdige communicatie te waarborgen, maar ook door kandidaten te voorzien van diepgaande en verfijnde feedback. Dit helpt kandidaten om hun sollicitatievaardigheden te verbeteren en toont aan dat Google waarde hecht aan elke sollicitant. Hun feedback is vaak constructief en helpt kandidaten bij hun professionele ontwikkeling.

Kenmerken van hun aanpak:

• Persoonlijke communicatie, Google communiceert afwijzingen doorgaans via zorgvuldige gepersonaliseerde telefoongesprekken of op maat gemaakte e-mails.
• Constructieve feedback, ze geven specifieke feedback over waarom een kandidaat niet geselecteerd werd, wat kan helpen bij toekomstige sollicitaties.
• Talent pool, kandidaten worden vaak aangemoedigd om zich opnieuw te presenteren voor andere functies die beter aansluiten bij hun vaardigheden en ervaring.

Salesforce, staat bekend om zijn respectvolle en transparante communicatie tijdens het sollicitatieproces. Ze bieden een warme en empathische afwijsbrief en kandidaten worden vaak persoonlijk benaderd.

Kenmerken van hun aanpak:

• Tijdige afwijzing, kandidaten ontvangen spoedig een bericht na de beslissing.
• Waardering en aanmoediging, Salesforce toont dankbaarheid voor de tijd en moeite die kandidaten in het sollicitatieproces hebben gestoken en moedigt hen aan om in de toekomst opnieuw te solliciteren.
• Netwerk en mogelijkheden, ze nodigen kandidaten uit voor evenementen en netwerksessies om betrokken te blijven in het bedrijf.

Bedrijven die dit proces minder goed op de rit hebben zijn bijvoorbeeld:

Amazon kreeg kritiek op zijn afwijzingsbeleid, vooral vanwege een gebrek aan transparantie en tijdigheid. Kandidaten gaven aan langdurige periodes van stilte te hebben ervaren, waarbij de verstrekte feedback vaak vaag was of zelfs volledig ontbrak.

Problemen met deze benadering:

• Onzekerheid, de kandidaat blijft regelmatig voor een lange periode in onzekerheid, wat leidt tot frustratie en een negatieve indruk van het bedrijf.
• Gebrek aan feedback, de feedback is vaak niet specifiek genoeg om de kandidaat te helpen bij toekomstige sollicitaties.
• Impersonalisatie, de communicatie was standaard en onpersoonlijk, wat kan bijdragen aan een negatieve kandidatenervaring.

Tesla heeft in het verleden kritiek gekregen op het afwijsproces, vooral vanwege een gebrek aan follow-up en duidelijke communicatie. Kandidaten hebben gerapporteerd dat zij geen heldere verklaring ontvingen over de reden van hun afwijzing.

Problemen met deze benadering:

• Onvoldoende communicatie, kandidaten ontvangen vaak slechts een beknopte afwijs-e-mail zonder verdere uitleg of gedetailleerde feedback.
• Negatieve ervaring, het ontbreken van constructieve feedback kan leiden tot een negatieve ervaring en een verslechterde reputatie onder sollicitanten.
• Vertraging, kandidaten worden soms langdurig in onzekerheid gelaten, wat de algehele ervaring aanzienlijk verslechtert.

Al met al kan je hiermee concluderen dat de manier waarop bedrijven omgaan met het afwijzen van kandidaten een aanzienlijke impact heeft op hun werkgeversmerk en de relaties met potentiële toekomstige medewerkers. Bedrijven die transparant, respectvol en opbouwend communiceren, zoals Google en Salesforce, dragen bij aan een positieve kandidatenervaring, zelfs als het nieuws teleurstellend is. Aan de andere kant kunnen bedrijven, zoals Amazon en Tesla, die worstelen met communicatie en feedback, het risico lopen op een negatieve perceptie en een verslechterde relatie met talentvolle kandidaten. Door te leren van zowel goede als minder goede voorbeelden kunnen bedrijven hun afwijsprocessen optimaliseren en een positieve impact maken.