Stappen in offer management

1. Voorbereiding van het aanbod
   • Marktonderzoek en benchmarking: vergelijk de aangeboden salaris- en arbeidsvoorwaarden met die van vergelijkbare functies in de markt om concurrerend te blijven.
   • Budget overwegingen: zorg ervoor dat het aanbod binnen het budget van de organisatie past.
   • Interne afstemming: betrek de relevante belanghebbenden, zoals HR en hiring managers, om overeenstemming te bereiken over de voorwaarden van het aanbod.
2. Opstellen van het aanbod
   • Salaris: stel een aantrekkelijk en competitief salaris voor dat past bij de ervaring en kwalificaties van de kandidaat.
   • Voordelen: beschrijf secundaire arbeidsvoorwaarden zoals bonussen, verzekeringen, pensioenregelingen, verlofdagen en andere voordelen.
   • Contractvoorwaarden: inclusief startdatum, functietitel, verantwoordelijkheden, en eventuele proefperiode.
   • Vergoedingen en bonussen: specificeren van eventuele verplaatsingsvergoedingen, aanmeldingsbonussen of prestatiegerelateerde bonussen. 
3. Communicatie van het aanbod
   • Timing: kies een geschikt moment om het aanbod te communiceren, idealiter mondeling gevolgd door een schriftelijk aanbod.
   • Transparantie: wees duidelijk en transparant over alle onderdelen van het aanbod, zodat de kandidaat goed geïnformeerd is.
   • Flexibiliteit: wees bereid om te luisteren naar de behoeften en wensen van de kandidaat en om flexibiliteit te tonen waar mogelijk.
4. Onderhandeling
   • Luisteren naar de kandidaat: begrijp de prioriteiten en zorgen van de kandidaat om passende tegenvoorstellen te kunnen doen.
   • Compromissen: zoek naar win-win situaties waarbij zowel de organisatie als de kandidaat tevreden zijn.
   • Snelheid: zorg voor een vlotte en efficiënte onderhandelingsfase om te voorkomen dat de kandidaat interesse verliest of andere aanbiedingen accepteert.
5. Formalisering van het aanbod
   • Schriftelijk aanbod: stuur een formele, schriftelijke versie van het aanbod naar de kandidaat, inclusief alle afgesproken voorwaarden.
   • Contract ondertekening: zorg ervoor dat zowel de kandidaat als de werkgever het contract ondertekenen om de overeenkomst te formaliseren.
6. Follow-up en onboarding voorbereiding
   • Bevestiging: bevestig de acceptatie van het aanbod schriftelijk en feliciteer de kandidaat. Indien er binnen de organisatie een ATS gebruikt wordt is dit in de werkflow te bouwen.
   • Onboarding: begin met de voorbereidingen voor het onboardingproces, inclusief het plannen van introductietrainingen en het voorbereiden van de werkplek.

Tips bij offer management

1. Personaliseer het voorstel
   • Stem het aanbod af op de individuele behoeften en motivaties van de kandidaat. Dit kan helpen om het aanbod aantrekkelijker te maken en de kans op acceptatie te vergroten.
2. Wees proactief en responsief
   • Reageer snel op vragen en zorgen van de kandidaat. Dit toont professionaliteit en houdt de kandidaat betrokken.
3. Communiceer duidelijk en eerlijk
   • Zorg voor transparante communicatie gedurende het hele proces. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en bouwt vertrouwen op.
4. Gebruik een systematische aanpak
   • Gebruik gestandaardiseerde processen en sjablonen voor het opstellen en beheren van aanbiedingen. Dit zorgt voor consistentie en efficiëntie.
5. Betrek alle relevante stakeholders
   • Zorg ervoor dat alle interne stakeholders, zoals HR, hiring managers en juridische teams, betrokken en op de hoogte zijn van het proces en de voorwaarden van het aanbod.
6. Houd alternatieven klaar
   • Heb een plan B klaar voor het geval de kandidaat het aanbod afwijst. Dit kan betekenen dat je andere gekwalificeerde kandidaten in overweging neemt of heroverweegt wat je kunt aanbieden.

Veelvoorkomende uitdagingen en hoe deze te overwinnen

1. Kandidaat wijst het aanbod af
   • Redenen begrijpen: vraag naar de specifieke redenen voor afwijzing en probeer hierop te anticiperen.
   • Alternatieven aanbieden: als het budget het toelaat, biedt een verbeterd pakket aan dat beter aansluit bij de verwachtingen van de kandidaat.
2. Interne discrepanties
   • Interne communicatie: zorg voor goede communicatie en afstemming binnen het team om tegenstrijdige informatie te vermijden.
   • Processen en procedures: volg gestandaardiseerde processen om consistentie te waarborgen.
3. Vertragingen in het proces
   • Efficiëntie: zorg voor een snelle en efficiënte afhandeling van het aanbodproces om te voorkomen dat kandidaten terugtrekken.
   • Technologie: maak gebruik van technologie om het proces te versnellen, zoals e-handtekeningen voor contracten.

Door een effectief offer management proces te implementeren, kunnen organisaties hun slagingspercentage in het aannemen van topkandidaten verhogen en de basis leggen voor een succesvolle en langdurige samenwerking. Vooral bij organisaties met een hoge instroom zijn bovenstaande tips van belang. Maar ook wanneer instroom niet zo hoog is en het om een schaarse kandidaat gaat vormen deze tips een goede leidraad.